賃貸契約書を書き間違えてしまって、青ざめた…といった経験はないでしょうか。
二重線を引いて捺印し、空いている箇所に正しい文字を書いて処理すればすむ話ではあるが、できれば、契約書の書き間違えはしたくないと誰もが思うはずです。
「訂正する以前に、書き間違えないようにしたい。」
「よく書き間違えるから注意して書こう。」
と思っても書き間違えが発生してしまいます。そしてこう思います。
「どうやったら書き間違えを無くせるだろうか？」
その問いへの僕の答えはこうです。
1回に書く文字数を少なくすること。
これで、書き間違えが無くなるはずです。
たとえば、国会図書館に住む「図書 太郎」さんが自分の住所と名前を書くとしましょう。
| 〒100-8924
東京都千代田区永田町1丁目10－1 図書 太郎 |
まず行ってほしいことは、覚えているのを思い浮かべながら書いているなら、それをやめることです（自分の名前くらいはいいけれども）。
実家の住所であれば、小さいときから何度も書いているので間違えないかもしれないが、社会人になって一人暮らしを始めてから住み始めたところの住所は、完全に頭に入っていないのではないでしょうか（私は入っていない）。
覚えていたとしても、正しい郵便番号と住所が書かれたなにか別の書類を見て、それを書き写すようにします。
電話番号も同じだ。覚えているのを書き出すのではなくて、スマホで自分の番号を表示させて確認しながら書くようにします。
それでは、書き始めましょう。
まず、書き始める前に必ず立ち止まって、
「この欄に自分の名前を書くところ」
「この欄は携帯の電話番号を書くところ」
と指をさして確認してから、書き始めます。
駅員さんが「よしっ」といって、指さし確認をしているのでしょう。あれと同じことをするのです。
必ず止まって確認することで、書く欄を間違えなくなる。流れにのって書くのはダメです。
そして、契約書の郵便番号を書くときに、正しい郵便番号を確認してから、契約書に書きます。そのときには、一気に書こうとせず、短く区切って確認しながら書くようにするのです。
100-8924
と一気にかかないことです。まず、
100-
だけを確認してから、契約書に書きます。
その次に
-8924
だけを確認してから、契約書に書きます。
住所も同じです。
「東京都千代田区永田町1丁目10－1」
を一回で書こうとしないこと。
「東京都千代田区1丁目10－1…と、あっ『永田町が抜けちゃった』」とかなってしまいます。
だから、
- 「東京都」
- 「千代田区」
- 「永田町」
- 「1丁目」
- 「10－1」
を分解して、
元の正しい住所の「東京都」を見て、契約書に「東京都」だけ書く。
「千代田区」を見て、「千代田区」だけ書く。
「永田町」を見て、「永田町」だけ書く。
「1丁目」を見て、「1丁目」だけ書く。
「10－1」を見て、「10－1」だけ書く。
このように、少ない文字を少しずつ、正し書くことを意識すると、間違いが激減する、というか無くなるはずです。
これはわかってくれるかと思います。10文字を一気に書くよりも、2～3文字ずつ確認しながら書いたほうが間違えないに決まっています。
まとめると、
| ・書くことを覚えていたとしても、別の正しく書かれた書類を見て、それを書き写す
・書き始める前に止まって、この欄は○○を書く欄、と指さし確認をしてから書き始める ・少ない文字数で確認しながら書いていく |
となります。
少し話はそれるが、書類の書き間違いをしやすい人は、あやふやに記憶していることを、一気に書こうとしていることが多いのではないかと思っています。
というのも、僕がそうであったからだ。あるとき、書類の書き間違いが多くて悩んでいるときに、WEBの記事でこれを発見した！（今はそのWEＢの記事はどこに書かれているかわからなくなってしまった…）
1回に書く文字数を減らす、一時的に立ち止まりながら、確認しながら書いていくと間違いが減るはずです。