家の中でも仕事をする会社でも、「あの書類どこにいったかなぁ」と書類探しに使っている時間はどのくらいですか？書類をガサガサとかき分けて探すようなことはありませんか？
必要な書類を見つけ出すのに時間がかかってしまうとしたら、わかりやすく保管されていないのかもしれませんが、その前に使わない書類が溜まってしまっていないか見てみてください。
家の中であれば、郵便物やメモ紙、会社であれば様々な書類があると思いますが、実はいらない書類や使うか使わないかわからない書類が多くないでしょうか。不要な書類に埋もれてしまって、本当に見つけたい書類を探す時間がかかってしまってるのです。
この記事では、書類の整理方法について紹介します。
書類の整理方法
終わった仕事の使わない書類は捨てる
思い出にとっておく必要はないですね。すぐに捨てましょう。
昔一緒にしていた同僚で、不要な書類をデスクに溜めこんでいる人がいました。
その同僚は私の隣の席。デスクには文字通り山のように書類が積みあがっていて、同僚は時々「○○の書類どこにいったかなぁ」と書類の山をかき分けていました。
ここでの一番の問題点は、いらない書類をたくさん持っていることです。必要な書類がいらない書類に隠れてしまっていました。
どうやら書類とって残しておきたいコレクターのような気持ちがあったのではないかと思います。そういった意識を持ってしまっているのでしたら、無理やりにでも変えるしかないですね。
ＰＣデータがあるものは捨てる
いつでも印刷できるのですから、紙で持っている必要はありません。
紙書類しかないものであったらPDFをとってデータ化して、紙は捨てればOKです。
使わない書類は捨てる
使わない書類はすぐに捨てましょう。
使い終わった書類もその場ですぐに捨てます。
もしかしたら使うかも…というレベルの書類も捨ててしまいましょう。たぶん使いません。
「使うかもしれないな…」と、どうしても捨てれない方は、スキャンして簡単な題名と日付をつけてパソコンに保管し、書類自体は捨ててしまいましょう。あとで検索できればすぐに探し出せます。
会社として必要な書類は共有場所で保管
会社・部署の資産になる仕事の記録や共有の書類は、自分の場所ではなく共有スペースに保管しましょう。
必要書類だけ整頓
最後に捨てずに残った必要書類のみ、探すのにもっとも時間のかからない、取り出しやすい保管方法を考えましょう。
もともと自分で持っておく書類の数を少なくしておけば、大した整頓はする必要がなくなります。
日々実践
- いらない書類があったらすぐに捨てる
- 使い終わった書類は、その場で捨てる
- 共有の書類は共有ファイルに保管する
などを常に実施するようにしていきます。
日々意識して行っていかないと、すぐに書類がたまって元通りになってしまいます。習慣になれば自然とできるようになりますが、それまでは1日に少しでいいので時間をとって整理してみるのがよいでしょう。
